MAKALAH
DASAR MANAJEMEN Dan BISNIS
“ Komunikasi Dalam Organisasi”
NAMA PENYUSUN :
YOGA PRASETIO ( 12140845 )
KELAS : 12.2i.07
BINA SARANA INFORMATIKA
KATA PENGANTAR
Segala puji hanya milik Allah SWT. Shalawat dan salam
selalu tercurahkan kepada Rasulullah SAW. Berkat limpahan dan rahmat-Nya
penyusun mampu menyelesaikan tugas makalah ini guna memenuhi tugas mata kuliah
Manajemen Dan Bisnis.
Komunikasi adalah satu usaha praktek dalam mempersatukan
pendapat-pendapat, ide-ide, persamaan pengertian dan persatuan kelompok.
Aktifitas komunikasi memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Apabila kajian
komunikasi dihubungkan dengan organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi
organisasi. dan Organisasi merupakan salah konteks penting dalam komunikasi.
Dalam penyusunan tugas atau materi ini, tidak sedikit
hambatan yang penulis hadapi. Namun penulis menyadari bahwa kelancaran dalam
penyusunan materi ini tidak lain berkat bantuan, dorongan, dan bimbingan orang
tua, sehingga kendala-kendala yang penulis hadapi teratasi.
Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu
tentang Komunikasi Dalam Organisasi, yang kami sajikan berdasarkan pengamatan
dari berbagai sumber informasi, referensi, dan berita. Makalah ini di susun
oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penyusun
maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama
pertolongan dari Allah akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas
dan menjadi sumbangan pemikiran kepada pembaca khususnya para mahasiswa Bina
Sarana Informatika. Kami sadar bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan
jauh dari sempurna. Untuk itu, kepada dosen pembimbing kami meminta masukannya
demi perbaikan pembuatan makalah kami di masa yang akan datang dan mengharapkan
kritik dan saran dari para pembaca.
Jakarta, 23 Juni 2015
Penyusun
DAFTAR ISI
COVER MAKALAH ……..………………………………………………………..
KATA PENGANTAR ……………………………………………………………..
DAFTAR ISI ……………………………………………………………………….
BAB
I
PENDAHULUAN ...………………………………………………
A. Latar Belakang ………………………………………………………………….
B. Tujuan Penulisan ……………………………………………………………….
C. Rumusan Masalah ………………………………………………………………
BAB
II PEMBAHASAN …………………………………………………..
A. Komunikasi Dalam Organisasi …………………………………………………
1. Pengertian Komunikasi
………………………………………………………
2. Proses Komunikasi
…………………………………………………………..
3. Jenis – Jenis Komunikasi
…………………………………………………….
4. Jaringan Komunikasi
………………………………………………………...
5. Saluran Komunikasi Dalam
Organisasi ……………………………………..
6. Peranan Komunikasi Informal
………………………………………………
7. Hambatan – Hambatan Terhadap
Komunikasi Efektif ……………………..
8. Peningkatan Efektifitas
Komunikasi ………………………………………..
9. Pedoman Komunikasi Yang Baik
……………………………………………
BAB
III PENUTUP …………………………………………………………
A. Kesimpulan ……………………………………………………………………..
B. Saran …………………………………………………………………………….
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………………..
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Istilah manajemen komunikasi adalah relatif baru.
Komunikasi itu sendiri bukan merupakan bagian penting dari perbendaharaan kata
manajemen sampai akhir tahun 1940-an dan permulaan 1950-an.
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk
gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian
tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam
percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vocal dan
sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data,
tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung
pada ketrampilan-ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara
dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.
Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang
bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara
simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang
berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran
informasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :
1). Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti
2). Suatu sarana pengaliran informasi
3). Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara
individu-individu.
B. Tujuan Penulisan
Penulisan makalah ini bermaksud untuk memenuhi tugas mata
kuliah Dasar Manajemen dan Bisnis, dan untuk menambah wawasan para pembaca
tentang Komunikasi dalam Organisasi serta permasalahan yang di hadapi.
Semoga Bermanfaat.
C. Rumusan Masalah
1. Apa
itu pengertian komunikasi ?
2. Bagaimana
proses komunikasi itu ?
3. Apa
saja jenis – jenis komunikasi ?
4. Apa
saja jaringan – jaringan komunikasi ?
5. Apa
saja saluran komunikasi dalam organisasi ?
6. Bagaimana
peranan komunikasi informal ?
7. Hambatan-hambatan
apa saja yang terjadi pada komunikasi efektif ?
8. Bagaimana
peningkatan efektifitas dalam komunikasi ?
9. Apa
saja pedoman komunikasi yang baik ?
BAB II
PEMBAHASAN
A. KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
Manajemen sering mempunyai masalah
tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif adalah penting
bagi para manajer, paling tidak untuk dua alasan. Pertama, komunikasi adalah
proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Kedua, komunikasi adalah kegiatan
untuk mana para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.
Proses komunikasi memungkinkan
manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan
kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana
harus dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Pengorganisasian
memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan jabatan mereka.
Pengarahan mengharuskan manajer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar
tujuan kelompok dapat dicapai. Komunika tertulis dan lisan adalah bagian esensi
pengawasan. Jadi, manajer dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen mereka
hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
1.
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi adalah satu usaha
praktek dalam mempersatukan pendapat-pendapat, ide-ide, persamaan pengertian dan
persatuan kelompok.
Aktifitas komunikasi memiliki ruang
lingkup yang sangat luas. Apabila kajian komunikasi dihubungkan dengan
organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi organisasi. Organisasi
merupakan salah konteks penting dalam komunikasi.
Komunikasi dalam organisasi sangat
penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan
orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang
dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan
kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan
komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide
melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima
berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya
saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan
diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai
tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
2. PROSES KOMUNIKASI
Model proses komunikasi yang lebih terperinci, dengan
unsur-unsur penting yang terlihat dalam komunikasi antara dan diantara para
anggota organisasi, yaitu sebagai berikut :
1) Sumber
(source).
Sumber atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam
proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan yang
digunakan, dan sering saluran melalui berita yang dikirimkan. Dalam organisasi,
sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomunikasikan
sesuatu gagasan, pemikiran, informasi, dan sebagainya, kepada pihak lain.
2) Pengubahan
berita ke dalam sandi/kode (encoding).
Langkah kedua ini – encoding the message – mengubah berita
ke dalam berbagai bentuk symbol – symbol verbal atau nonverbal yang mampu
memindahkan pengertian, seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka,
gerakan, ataupun kegiatan.
3) Pengiriman
berita (transmitting the message).
Langkah ketiga mencerminkan pilihan komunikator terhadap
media atau “saluran distribusi”. Komunikasi lisan mungkin disampaikan melalui
berbagai saluran seperti telephone, mesin, pendikte, orang atau videotape. Hal
ini mungkin dilakukan secara pribadi atau dalam pertemuan kelompok dengan
banyak orang. Dalam kenyataannya, salah satu keputusan penting yang harus
dibuat pengirim adalah dalam penentuan saluran yang tepat atau sesuai bagi
pengiriman berita tertentu.
4) Penerimaan
berita.
Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh pihak
penerima. Pada dasarnya, orang-orang menerima berita melalui kelima pancaindera
mereka yaitu penglihatan, pendengaran, pengecap, perabaan, dan penciuman.
Pengiriman berita belum lengkap atau tidak terjadi bila suatu pihak belum
menerima berita. Banyak komunikasi penting gagal karena seseorang tidak pernah
menerima berita.
5) Pengertian
atau penterjemahan kembali berita (decoding).
Langkah kelima proses komunikasi adalah decoding. Hal ini
meyangkut pengartian symbol-simbol oleh penerima. Proses ini dipengaruhi oleh
latar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan di
sekitarnya. Selalu ada kemungkinan bahwa berita dari sumber, ketika diatikan
oleh penerima, akan menghasilkan pengertian yang jauh berbeda dengan yang
dimaksud oleh pengirim. Jadi penerima mempunyai tanggung jawab besar untuk
efektifitas komunikasi, dalam hal komunikasi dua arah.
6) Umpan
balik (feedback).
Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin
menyampaikan berita balasan yang ditujukan kepada pengirim mula-mula atau orang
lain. Jadi, komunikasi adalah proses yang berkesinambungan dan tak pernah
berakhir. Seseorang berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi
selanjutnya dengan pengirim atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini
disebut umpan balik.
3. JENIS-JENIS KOMUNIKASI
Bila sasaran komunikasi dapat
diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi
kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan
beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan
individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat
komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi dalam bukunya
yang berjudul “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat
digolongkan ke dalam tiga kategori:
1) Komunikasi
antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam
usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan
pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2) Komunikasi
kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang
ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas.
Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti
komunikasi antar pribadi.
3) Komunikasi
massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media
massa yang meliputi cetak dan elektronik.
Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan
Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam
komunikasi:
a) Model
komunikasi linier (one-way communication)
Dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan
komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan
interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
b) Model
komunikasi interaksional.
Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini
sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat
dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam
arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain
bertindak sebagai komunikan.
c) Model
komunikasi transaksional.
Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam
konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini
menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang
tidak dapat dikomunikasikan.
4. JARINGAN KOMUNIKASI
Jaringan Komunikasi dalam
Organisasi. Organisasi dapat merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam
berbagai cara. Jaringan komunikasi mungkin dirancang kaku, seperti bahwa
karyawam dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya langsung.
Jaringan semacam ini biasanya dimaksudkan untuk menghindarkan manajer atas dari
informasi berlebihan yang tidak perlu dan menjaga kekuasaan dan statusnya.
Ada 4 (empat) macam jaringan komunikasi, yaitu lingkaran,
rantai, bintang, dan huruf Y.
1. Dalam jaringan “lingkaran”, sebagai contoh, B
hanya dapat berkomunikasi dengan A dan C. untuk berkomunikasi dengan E, B harus
melalui A atau C dan D.
2. Pola “rantai” menunjukkan dua bawahan (A dan E)
yang melapor kepada atasan mereka (B dan D), yang selanjutnya oleh B dan D
dilaporkan kepada C.
3. Pada
jaringan “bintang”, C dapat berkomunikasi langsung dengan A, B, D, dan E,
walaupun mereka ini tidak dapat berkomunikasi langsung satu sama lain. Sebagai
contoh, empat tenaga penjual (A, B, D, E) melapor ke manajer cabang (C).
4. Jaringan
“huruf Y”, bisa terdapat dalam bagian sekretariat dimana surat-surat diterima
oleh E, disortir oleh D dan distribusikan oleh C.
Jaringan “huruf Y” dan “bintang” adalah komunikasi
terpusat, dengan C pada posisi pusat. Komunikasi yang disentralisasi ini lebih
efektif untuk menyelesaikan masalah-masalah rutin yang tidak kompleks , karena
lebih cepat dan akurat.
Tetapi bila masalahnya kompleks, jaringan “lingkaran” dan
“rantai” yang di desentralisasi, akan lebih cepat dan akurat penyelesaiannya.
Kepuasan anggota kelompok juga cenderung lebih tinggi dalam jaringan-jaringan
yang disesentralisasi.
5. SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pemahaman yang lebih baik tentang
komunikasi organisasi dapat diperoleh dengan mempelajari arah-arah dasar
gerakkanya yang tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi.
Saluran-saluran komunikasi formal ditentukan oleh struktur organisasi atau
ditunjukkan oleh berbagai sarana formal lainnya. Tipe saluran-saluran dasar
komunikasi adalah sebagai berikut :
1. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan
komunikasi ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward
communication) dimulai dari manajemen puncak kemudian ke bawah melalui
tingkatan-tingkatan manajamen sampai ke karyawan lini dan personalia paling
bawah.
Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication)
adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa
yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan
periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberikan keputusan. Hal
ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.
Bentuk-bentuk komunikasi seperti kebijaksanaan “pintu
terbuka”, sistem komunikasi informal, survey sikap, dewan manajemen karyawan,
atau sistem inspektur jenderal dirancang untuk memudahkan komunikasi ke atas ke
manajemen puncak.
2. Komunikasi Lateral atau
Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut
ini :
a. Komunikasi di antara para anggota
dalam kelompok kerja yang sama.
b. Komunikasi yang terjadi antara dan di
antara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat
koordinatif,dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga
komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah.
Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi kegiatan-kegiatan lateral, juga
menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.
3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong
secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi
sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Seperti telah dibahas
bahwa hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat
berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang
berbeda-beda pula.
6. PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Pembahasan aliran-aliran komunikasi
diatas adalah berkenaan dengan yang disebut komunikasi “formal”, sebagai
saluran penyampaian berita yang dirancang manajer organisasi untuk memudahkan
hubungan pekerjaan. Komunikasi informal, bagaimanapun juga, adalah juga bagian
penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komunikasi ini timbul dengan
berbagai maksud, yang meliputi antara lain :
1) Pemuasan
kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang
lain.
2) Perlawanan
terhadap pengaruh-pengaruh yang monoton atau membosankan.
3) Pemenuhan
keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain.
4) Pelayanan
sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan
saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal yang
paling terkenal adlah “grapevine” (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi,
tetapi dari desas-desus, kabar angin tau “slentingan” ). Sistem komunikasi
“grapevine” cenderung dianggap merusak atau merugikan, karena tidak jarang
terjadi penyebaran informasi yang tidak tepat, tidak lengkap, dan menyimpang.
Di lain pihak, komunikasi
“grapevine” mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi
organisasi. Banyak penelitian yang membuktikan bahwa komunikasi “grapevine”
lebih cepat, lebih akurat dan lebih efektif dalam menyalurkan informasi.
Manajer dapat menggunakan komunikasi ini dengan informasi yang sengaja
“dibocorkan”.
Manajer harus menyadari bahwa
komunikasi informal dab terutama “grapevine” tidak dapat dihilangkan. Bahkan,
sebagai pelengkap komunikasi formal. Peran yang salah di komunikasi ini dapat
diminimalkan dengan merancang saluran komunikasi formal yang baik, dan
menyebarkan informasi dengan cepat dan tepat.
7. HAMBATAN – HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF
Komunikasi adalah vital, tetapi
komunikasi sering tidak efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang
menghambatnya. Berikut ini akan dibahas hambatan-hambatan terhadap komunikasi
yang efektif tersebut, dengan dikelompokannya sebagai :
1) Hambatan
– Hambatan Organisasional
Ada tiga hambatan organisasional,
yaitu :
a) Tingkatan
Hirarki
Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan
menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan
(jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat
tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya. Berita yang mengalir ke
atas atau ke bawah tingkatan-tingkatan organisasi akan melalui beberapa
“filter”, dengan persepsi, motif, kebutuhan dan hubungan sendiri. Setiap
tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi, merubah atau sama
sekali berbeda dengan berita aslinya.
b) Wewenang
Manajerial
Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin
manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi dilain pihak, pada
kenyataannya bahwa seseorang yang mengendalikan orang lain juga mennimbulkan
hambatan-hambatan terhadap komunikasi. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak
dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah , kondisi, atau hasil yang dapat
membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi
dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam
kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan “leveling”
antara atasan dan bawahan.
c) Spesialisasi
Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi,
tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung
memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan
fungsi, kepentingan dan istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang
merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya dapat menghalangi
perasaan memasyrakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya
kesalahan-kesalahan.
2) Hambatan
– Hambatan Antar Pribadi
Manajer masih akan menghadapi kemungkinan bahwa
berita-berita yang mereka kirim akan berubah atau menyimpang, bahkan bila
hambatan-hambatan komunikasi operasional tidak ada. Banyak kesalahan komunikasi
disebabkan bukan oleh faktor-faktor organisasi, tetapi oleh masalah-masalah
ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu memperhatikan
hambatab-hambatan antar pribadi seperti :
a) Persepsi
Selektif
Persepsi adalah suatu proses menyeluruh dengan mana
seseorang menseleksi, mengorganisasika, dan mengartikan segala sesuatu di
lingkungannya. Segera setelah seseorang menerima sesuatu, akan
mengorganisasikan menjadi berbagai tipe informasi yang berarti. Dalam hal ini
pengalaman mengajarkan seseorang dengan reaksi tertentu, bila seseorang
mendengar suara kereta api, maka dia akan mengharapkan akan melihat kereta api.
Manajer perlu memperhatikan tiga aspek berikut sehubungan
dengan persepsi selektif :
1) Penerima
akan menginterprestasikan berita berdasarkan pengalaman diri dan bagaimana
mereka telah “belajar” untuk menanggapi sesuatu.
2) Penerima
akan menginterprestasikan berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam
struktur kepribadian yang kuat. Berita yang bertentangan dengan keyakinan
seseorang cenderung untuk ditolak.
3) Penerima
akan cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik
pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola mnyeluruh.
Pelajaran bagi manajer untuk memahami sebanyak mungkin
tentang kerangka kesukaan, kebutuhan, mtif, tujuan, tingkat bahasan, dan
stereotip (proses penyusunan berita menjadi seperti sesuatu yang diharapkan)
dari penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian secara efektif.
b) Status
atau Kedudukan Komunikator
Hambatan utama komunikasi lainnya adalah kecendrungan untuk
menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar
karakteristik-karakteristik pengirim (sumber), terutama kredibilitas-nya.
Kredibilitas didasarkan “keahlian” seseorang dalam bidang yang sedang
dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseoranng bahwa orang tersebut akan
mengkomunikasikan kebenaran.
Manajer harus dipandang bawahan mereka sebagai orang yang
terpercaya dan dapat dipercaya. Kalau tidak, usaha untuk memotivasi,
mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan bawahan akan sangat terhambat
dari permulaan.
c) Keadaan
Membela Diri
Perasaan pembelaan diri pada pengirim, penerima berita atau
keduanya juga menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi. Keadaan membela diri
seseorang mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan
tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi,
akan timbul reaksi rantai defensive. Keadaan ini membuat pendengar lebih
berkonsentrasi pada apa yang akan dikatakan dan bukan pada apa yang sedang
didengar. Sebagai contoh, bila seseorang karyawan terancam akan kehilangan
kedudukannya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan berita secara
tepat dengan memberi reaksi defensive atau agresif.
d) Pendengaran
Lemah
Manajer perlu belajar untuk mendengar secara efektif agar
mampu mengatasi hambatan ini. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan
pendengaranlemah meliputi :
1) Mendengar
hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang
dikatakan.
2) Memberikan
pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda (seperti melihat jam,
memandang langit, menunjukkan kegelisahan)
3) Menunjukkan
tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan
4) Mendengar
dengan tidak aktif.
e) Ketidak
tepatan Penggunaan Bahasa
Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam komunikasi
adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam “kata-kata” yang digunakan.
Sebagai contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa
berarti satu jam, satu hari atau satu minggu. Di samping itu, bahasa-bahasa
“non-verbal” yang tidak konsisten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan
sebagainya dapat menghambat komunikasi.
8. PENINGKATAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI
Teknik-teknik ini pada dasarnya
adalah cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.
1) Kesadaran
Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif
Karena berbagai hambatan organisasional dan antar pribadi,
komunikasi efektif tidak dapat dibiarkan terjadi begitu saja. Manajer harus
memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, dimana hanya dengan cara itu
kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektifitas
komunikasi.
Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar
menggunakan para “ahli komunikasi”. Para spesialis komunikasi ini membantu
perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan
masalah-masalah komunikasi internal; penentuan strategi komunikasi perusahaan
sehubungan dengan “layoffs”, penutupan pabrik atau relokasi, dan terminasi;
serta pengukuran kualitas kegiatan-kegiatan komunikasi , melalui interview
(wawancara) atau survey.
2) Penggunaan
Umpan – Balik
Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya adalah
penggunaan umpan balik berita-berita yang dikirim. Komunikasi dua arah ini
memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif. Manajer dapat
menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik, dan mendapatkan umpan balik
melalui kegiatan mereka sendiri.
Cara manajer berkomunikasi dengan para bawahannya dapat
menentukan jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Di samping itu, tipe
komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunikasi penting dalam penentuan
umpan balik macam apa yang akan didapatkannya. Dalam hal ini manajer perlu
memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut. Sebagai contoh,
setelah memberikan penugasan suatu pekerjaan manajer dapat bertanya, “ Apakah
saudara mengerti?” atau “Apakah saudara mempunyai pertanyaan?” atau “Apakah ada
yang belum saya jelaskan?”. Tetapi pertanyaan-pertanyaan itu tidak mendorong
timbulnya jawaban-jawaban, sehingga pendekatan yang lebih langsung dapat
dilakukan dengan mengatakan : “Pekerjaan ini adalah penting; sebab itu pahami
benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yang akan saudara lakukan”.
Di lain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari
umpan balik. Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara-cara
yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektifitas komunikasi melalui
penggunaan umpan balik.
3) Menjadi
Komunikator yang Lebih Efektif
Teknik-teknik komunikasi yang jelek menganggu banyak
manajer, seperti halnya menganggu hubungan mereka dengan para bawahannya di
luar pekerjaan. Oleh karena itu, latihan-latihan dalam penulisan dan
penyampaian berita secara lisan perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman
akan simnol-simbol, penggunaan bahasa, pengutaraan yang tepat dan kepekaan
terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh
para psikolog, pembimbing, dan orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman
yang mendalam tentang klien mereka, yaitu active listening, dapat dipergunakan
untuk mengembangkan dimensi baru keterampilan manajemen para manajer. Prinsip
dasar perelatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik)
oleh pendengar. Bagaimanapun juga, posisi kunci para manajer dalam proses
komunikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk menjadi
komunikator yang lebih efektif.
9. PEDOMAN KOMUNIKASI YANG BAIK
American Management Associations
(AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “The Ten
Commandments of Good Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang baik).
Pedoman-pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektifitas komunikasi
organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut :
1. Cari
kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti
tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja
komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan
dengan pihak-pihak lain, bila perlu dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan
tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala
sesuatu yang membantu atau umpan balik.
7. Ikuti
lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan
konsistensi komunikasi.
9. Tindakan
atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya
untuk dimengerti tetapi untuk mengeti.
Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini
memberikan kepada para manajer pedoman untuk meningkatkan efektifitas
komunikasi.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya
komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif adalah penting bagi para manajer,
paling tidak untuk dua alasan. Pertama, komunikasi adalah proses melalui mana
fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan dapat dicapai. Kedua, komunikasi adalah kegiatan untuk mana para manajer
mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.
Komunikasi adalah satu usaha praktek dalam mempersatukan
pendapat-pendapat, ide-ide, persamaan pengertian dan persatuan kelompok.
Aktifitas komunikasi memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Apabila kajian
komunikasi dihubungkan dengan organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi
organisasi. Organisasi merupakan salah konteks penting dalam komunikasi.
Model dari Proses Komunikasi yaitu Antar Pribadi
menunjukkan 3 (tiga) unsur esensi komunikasi yaitu Pengirim, Berita, dan
Penerima. Bila salah satu hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai
contoh, seseorang dapat mengirimkan berita, tetapi bila tidak ada yang menerima
atau mendengar, komunikasi tidak terjadi.
Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan
tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer agar
mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana harus dikomunikasikan
kepada pihak lain agar dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi
dengan bawahan tentang penugasan jabatan mereka. Pengarahan mengharuskan
manajer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompok dapat
dicapai. Komunika tertulis dan lisan adalah bagian esensi pengawasan. Jadi,
manajer dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen mereka hanya melalui
interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
B. Saran
Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna,
kedepannya penulis akan lebih fokus dan details dalam menjelaskan tentang
makalah di atas dengan sumber - sumber yang lebih banyak yang tentunga dapat di
pertanggung jawabkan.
DAFTAR PUSTAKA
Desrihandayani, 2014, Makalah Komunikasi Dalam Organisasi,
[online],
(http://desrihandayani.blogspot.com/2014/04/makalah-komunikasi-dalam-organisasi.html,
diakses tanggal 23 Juni 2015 )
Rekzapandega, 2013, Makalah Komunikasi Dalam Organisasi,
[online],
(http://rekzapandega14.blogspot.com/2013/11/makalah-komunikasi-dalam-organisasi.html,
diakses tanggal 23 Juni 2015)
Kajianpustaka, 2013, Pengertian dan Fungsi Komunikasi Dalam
Organisasi, [online], (http://www.kajianpustaka.com/2013/09/pengertian-dan-fungsi-komunikasi-dalam.html,
diakses tanggal 23 Juni 2015 )
Beruangkaki5, 2012, Komunikasi Dalam Organisasi, [online],
(http://beruangkaki5.blogspot.com/2012/06/komunikasi-dalam-organisasi.html,
diakses tanggal 23 Juni 2015 )
Sangt membantu sekali.. Terimakasih..
BalasHapus